Орган по подтверждению соответствия систем менеджмента ТОО «Сертификация СМ»  (далее ОПС СМ) установил Политику  управления документированной информации.

Всем типам и нормам документированной информации и отчетов, ведущихся в ОПС СМ, обеспечивается:

  1. единообразие и четкость построения документированной информации;
  2. унификация и стандартизация формы документов;
  3. исключение дублирования информации;
  4. единство терминологии и правил оформления;
  5. идентификация документированной информации.

Все записи ОПС СМ имеют данные, позволяющие отождествить конкретные данные с конкретным процессом.

Всем видам документированной информации обеспечивается защита от несанкционированного доступа и соответствующие условия в зависимости от видов носителей и ценности информации:

  • для записей на электронных носителях предусмотрена защита установкой системы паролей;
  • документированная информация, содержащие ценную информацию, хранятся с особыми условиями хранения;
  • документированная информация, содержащие менее ценную информацию, предусматривают сохранностей записей в течение сроков хранения и защиту от внесения несанкционированных поправок.

В ОПС СМ:

  • Разработана Номенклатура дел для обеспечения единого подхода к учету, систематизации, описанию дел, оперативного поиска документов, определения сроков хранения.
  • Установлены требования к порядку формирования исполненных документов, подготовки и передаче на хранение в архив.
  • Установлена ответственность за учет, хранение, выдачу пользователям, восстановление и изъятие устаревших непригодных к использованию записей осуществляется ответственными за ведение записями исполнителями.
  • Обеспечиваются условия хранения документированной информации.
  • Документы и записи, предназначенные для хранения на электронных носителях, защищаются паролем и (или) или сохраняются в формате, предназначенном только для чтения.
  • Для обеспечения оперативного поиска необходимых записей, стеллажи, папки, файлы, имеют соответствующую индексацию.
  • Разработана и выполняется процедура обеспечения конфиденциальности информации.
  • Персонал ОПС СМ обязан сообщать обо всех известных случаях нарушения целостности и (или) порчи записей.

Записи являются собственностью ОПС СМ. Предоставление и передача их посторонним лицам запрещается, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством РК. Доступ к записям, не содержащим конфиденциальной информации, обеспечивается исполнителем по запросу; записи, содержащие конфиденциальные сведения, представляются только с разрешения директора.

Записи по истечении сроков хранения, изымаются для передачи в архив. Записи, хранящиеся в электронном виде, изымаются путем удаления с электронных носителей, а на бумажном носителе – уничтожаются с составлением акта (при конфиденциальной информации.

Политика хранения документированной информации ОПС СМ доведена до сведения персонала ОПС СМ и доступна для всех сотрудников ОПС СМ, заказчиков услуг и заинтересованных сторон.

 

Руководитель ОПС СМ ТОО «Сертификация СМ»    _______________     Азбаева А.Н.

«15» сентября  2021 г.